Bedrijfsfitness: De regels omtrent de werkkostenregeling (WKR)

Geplaatst op 12-5-2021 door Fitwinkel

Sinds 1 januari 2015 zijn werkgevers in Nederland verplicht om een bijdrage te leveren conform de WKR (werkkostenregeling). In de praktijk blijkt de regeling soms nog knap ingewikkeld, want wat wordt er nu wel en niet toe gerekend? Hoe zit het bijvoorbeeld met reiskosten, cursussen en personeelsfeestjes? In dit artikel nemen we geldende regels nog eens uitgebreid met je door.

Wat houdt de regeling in?

Een werkgever verstrekt een werknemer natuurlijk loon voor zijn werk. Echter worden voor een werknemer niet alle vergoedingen, voorzieningen en verstrekkingen belast. De werkkostenregeling (WKR) is er om een maximum van 1,7% van de fiscale loonsom tot en met €400.00 plus 1,18% van het restant van de loonsom aan onbelaste vergoedingen te besteden. Dit wordt de vrije ruimte genoemd en je hoeft hierover geen loonbelasting te betalen. Alles wat daarboven zit wordt met een eindheffing van 80% belast. De vergoeding kan op vijf manieren gezien worden:

Intermediaire kosten
Gerichte vrijstelling
Nihilwaardering
Kosten binnen de vrije ruimte
Kosten buiten de vrije ruimte

De vergoeding valt onder intermediaire kosten

Hierbij moet je onder meer denken aan zakelijke lunches die door een werknemer betaald worden of relatiegeschenken en parkeerkosten die door de werknemer worden voorgeschoten. Let op: de WKR geldt niet wanneer werknemer iets voorschiet dat hij zelf gebruikt voor zijn werk.

De vergoeding valt onder een gerichte vrijstelling

De Belastingdienst stelt bepaalde vergoedingen vrij. Ze zijn onbelast en gaan niet ten koste van de vrije ruimte. Hieronder vallen onder meer:

Kosten woon- en werkverkeer (maximaal €0,19 per kilometer)
Cursussen en opleidingen
Avondmaaltijden bij en koopavonden en overwerk
Vergoeding voor aanvraag VOG (verklaring omtrent gedrag)
Kosten voor werknemers die tijdelijk in het buitenland werken

De vergoeding wordt gezien als nihilwaardering

Dit heeft betrekking op voorzieningen op de werkplek, zoals het aanbieden van koffie of cup a soup. Je betaalt hierover geen belasting en ook gaat het niet ten koste van de vrije ruimte. Hieronder nog een aantal andere zaken die als nihilwaardering worden gezien.

Inrichting werkplek
Het gaat hierbij om standaardvoorzieningen die nodig zijn op de werkplek. Denk bijvoorbeeld aan een vaste computer, bureau, kopieerapparaat en schrijfwaren.

Apparatuur
Dit betreft onder meer tablets en laptops. Voorwaarde is wel dat ze voor tenminste 90% zakelijk worden gebruikt.

Consumpties
Deze moeten geen deel van een complete maaltijd uitmaken. Denk aan koffie en thee, koekjes, fruit en cup a soup.

Bedrijfskleding
Het gaat hierbij om bedrijfskleding en uniformen met bedrijfslogo, die uitsluitend bedoeld zijn voor gebruik tijdens het werk.

Smartphones
Als smartphones voor tenminste 10% zakelijk gebruikt worden, kunnen ze meegeteld worden als nihilwaardering.

Arbovoorzieningen
Het gaat hierbij om Arbovoorzieningen die volgens de Arbeidsomstandighedenwet (gedeeltelijk) gebruikt dienen te worden op de werkplek.

Bedrijfsfitness
Voorwaarde hierbij is dat de fitness plaatsvindt op de werkplek. Een sportabonnement bij een nabijgelegen sportschool valt onder de vrije ruimte.

Huisvesting
Huisvesting of inwoning valt onder nihilwaardering zolang een werknemer niet officieel woonachtig is op de werkplek.

De vergoeding valt in de vrije ruimte

Valt de vergoeding niet in één van de genoemde categorieën? Dan gaat het om een vergoeding ten laste van forfait. Dit betreft onder meer kerstpakketten, bedrijfsuitjes, personeelsfeestjes en contante maaltijdvergoedingen. Hierover moet doorgaans wel (deels) belasting worden betaald. Belastingvrijstelling is mogelijk indien de vergoeding valt binnen de vrije ruimte.

De vergoeding valt buiten de vrije ruimte

Alle vergoedingen die boven de vrije ruimte uitkomen, zullen worden belast met een eindheffing van 80%. Deze mag niet op werknemers worden verhaald. Je kunt deze eindheffing ten laatste aangeven met de aangifte over het tweede aangiftetijdvak van het komende kalenderjaar.

Update coronamaatregelen

In verband met de coronacrisis heeft het kabinet een eenmalige wijziging doorgevoerd in de werkkostenregeling. In 2020 gaat het niet om 1,7%, maar om 3% voor de eerste €400.000 van de loonsom. Zo kan er een tegemoetkoming worden voorzien voor werknemers of kan hen een kleine attentie worden aangeboden, zoals een bosje bloemen.

Extra vergoeding mogelijk
Uit onderzoek van Nibud blijkt dat werknemers die vijf dagen per week werken gemiddeld €43,30 per maand kwijt zijn aan extra kosten door thuiswerken. Het gaat hierbij om zaken als koffie en thee, toiletpapier, extra verbruik van gas, water en elektra en afschrijving van bureaumeubilair. De vrije ruimte van de WKR stelt werkgevers in staat om deze kosten onbelast te vergoeden.

Veelgestelde vragen

Hoe zit het met maaltijden?
Kleine consumpties als koffie, thee, koek en soep op het werk vallen onder de nihilwaardering. Consumpties die cadeau worden gedaan om thuis te gebruiken zijn daarentegen wel belast. Zakelijke lunches en maaltijden kunnen in veel gevallen onbelast worden vergoed.

Personeelsfeestjes en de WKR
Over het algemeen geldt dat personeelsfeestjes in het eigen pand onbelast zijn en feestjes op externe locaties wel worden belast. We spreken van een gerichte vrijstelling als het feest meer een zakelijk dan een feestelijk karakter heeft.

Gebruikelijkheidstoets

De werkkostenregeling biedt veel vrijheid en niet elke vergoeding hoeft individueel beoordeeld te worden. Er wordt uitgegaan van de gebruikelijkheidstoets, wat wil zeggen dat jouw vergoedingen met soortgelijke situaties worden vergeleken.